ChatGPT & Co. im Büro: Was Mitarbeiter nicht eingeben sollten

KI-Assistenten wie ChatGPT, Copilot oder Gemini sind aus vielen Büros nicht mehr wegzudenken: Sie formulieren E-Mails, fassen Dokumente zusammen und helfen bei Recherchen. Oft nutzen Mitarbeiter dafür aber private oder kostenlose Konten – und geben dabei mehr preis, als ihnen bewusst ist.

Diese Daten gehören nicht in öffentliche KI-Tools

• Personenbezogene Daten von Kunden, Patienten, Mandanten oder Kollegen
• Vertrauliche Unterlagen wie Verträge, Angebote, Kalkulationen oder Personalakten
• Zugangsdaten, Passwörter und interne Systemdetails
• Geschäftsgeheimnisse, zum Beispiel Konstruktionsdaten oder Strategiepapiere

Für Berufsgeheimnisträger wie Kanzleien, Steuerberatungen und Praxen gilt das besonders streng.

Kostenlos oder geschäftlich – der Unterschied zählt

Bei kostenlosen Verbraucherversionen können Eingaben je nach Anbieter und Einstellung zur Verbesserung der Modelle genutzt werden. Geschäftliche Versionen bieten meist deutlich mehr Schutz. Microsoft gibt zum Beispiel an, dass Eingaben in Microsoft 365 Copilot Chat bei Anmeldung mit einem Geschäftskonto nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet werden. Prüfen Sie vor dem Einsatz die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

Ergebnisse immer prüfen

KI-Assistenten klingen überzeugend, liegen aber manchmal falsch. Sie erfinden Quellen, Zahlen oder Paragrafen. Übernehmen Sie Ergebnisse deshalb nie ungeprüft, vor allem nicht in Angebote, Verträge oder Kundenschreiben.

Drei Regeln für Ihr Büro

1. Freigegebene Tools festlegen: Welche KI-Dienste dürfen genutzt werden – und nur mit dem Geschäftskonto?
2. Tabu-Daten benennen: Eine kurze, schriftliche Liste hilft mehr als lange Richtlinien.
3. Ansprechpartner bestimmen: Wer beantwortet Fragen, wenn jemand unsicher ist?

Sie möchten KI sicher im Büro einsetzen? In der KI-Beratung zeige ich Ihnen, wie das gelingt.