Drei Beispiele, wie die Zusammenarbeit mit mir aussieht: vom ersten Überblick bis zur laufenden Betreuung. Aus Gründen der Vertraulichkeit nenne ich keine Kundennamen; alle drei Kunden haben der Veröffentlichung zugestimmt.
Eine Anwaltskanzlei, die ich seit 25 Jahren begleite
- Rechtsanwaltskanzlei vom Bodensee
- heute ein Arbeitsplatz
- betreut seit 2001
Ausgangslage
Als die Zusammenarbeit 2001 begann, stand die Kanzlei am Anfang. Schriftsätze und Verwaltung liefen über Word und Excel. In den folgenden Jahren änderten sich die Anforderungen immer wieder: Mal arbeitete die Kanzlei mit Mitarbeitern, mal ohne, und sie zog mehrfach um.
Vorgehen
- Mitwachsen: Die IT jeweils an die Größe der Kanzlei angepasst – beim Aufbau mit Mitarbeitern ebenso wie beim Verkleinern.
- Umzüge: Die IT bei jedem Umzug abgebaut, mitgenommen und am neuen Standort wieder in Betrieb genommen.
- Kanzleisoftware: Die Umstellung von Word und Excel auf die Kanzleisoftware Advolux begleitet.
- Laufend betreuen: Überwachung, Updates und Unterstützung im Alltag – mit Verschwiegenheitsvereinbarung seit Beginn der Zusammenarbeit.
Ergebnis
Seit 25 Jahren hat die Kanzlei einen festen Ansprechpartner, der ihre IT kennt – durch alle Veränderungen hindurch. Heute arbeitet der Anwalt allein. Seine IT ist entsprechend schlank aufgestellt, und ich überwache und unterstütze sie weiterhin – von Berlin aus per Fernwartung.
Ein Versicherungsbüro ohne IT-Dokumentation
- Versicherungsbüro
- 15 Arbeitsplätze
- betreut seit 2021
Ausgangslage
Das Versicherungsbüro war mit seinem bisherigen IT-Betreuer unzufrieden. Fiel ein System aus, war er oft nicht erreichbar; Arbeitsplätze standen dann lange still – und selbst wenn Hilfe kam, dauerte die Lösung lange, weil es keine Dokumentation gab. Beim Wechsel übergab der bisherige Betreuer nur ein einziges Administrator-Passwort, das überall im Einsatz war: auf dem Server, in der Domäne und an weiteren Systemen.
Vorgehen
- Bestandsaufnahme: Alle Geräte, Konten, Zugänge und Dienste erfasst.
- Absichern: Das Sammel-Passwort abgelöst und getrennte, eigene Zugänge eingerichtet.
- Dokumentieren: Eine vollständige Dokumentation erstellt, damit die IT nie wieder von einer einzelnen Person abhängt.
- Schrittweise übernehmen: Die volle Verantwortung für jedes System übernommen, sobald es geprüft und auf meinen Standard gebracht war.
- Laufend betreuen: Überwachung, Updates und Support in der Rundum-Betreuung – mit Verschwiegenheitsvereinbarung.
Ergebnis
Ausfälle sind deutlich seltener geworden, und wenn doch etwas passiert, ist schnell Hilfe da. Dank der Dokumentation sind Störungen heute wesentlich schneller behoben als früher. Das Versicherungsbüro ist seitdem durchgängig zufrieden.
Eine Arztpraxis mit klaren Zuständigkeiten
- Arztpraxis
- 6 Arbeitsplätze und ein Server
- betreut seit 2019
Ausgangslage
Die Praxis wurde bisher nur vom Anbieter ihrer Praxissoftware betreut. Für Hardware und Netzwerk gab es keinen festen Ansprechpartner, und bei Problemen dauerte es, bis Hilfe kam.
Vorgehen
- Klare Aufgabenteilung: Ich betreue Hardware und Netzwerk nach meinem bewährten Konzept. Der Softwareanbieter kümmert sich weiterhin um die Praxissoftware und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI).
- Beratung als Puffer: Ich stehe zwischen Praxis und Softwareanbieter beratend zur Seite. So wird nicht jede Frage zum kostenpflichtigen Einsatz.
- Neue Ausstattung: Sechs neue Arbeitsplatzrechner und ein Server – finanziert über ein günstiges Leasing, das ich über meinen Hardwarepartner vermittelt habe.
- Vertraulichkeit: Mit Verschwiegenheitsvereinbarung, wie sie für eine Arztpraxis selbstverständlich ist.
Ergebnis
Die Praxis bekommt heute schneller Hilfe und erreicht mich besser als bei der vorherigen Lösung. Die Zuständigkeiten sind klar, und Einsätze, die sich durch eine kurze Beratung vermeiden lassen, kosten die Praxis kein Geld mehr.